Hellsten Gears logo - small 600px

Utveckla ett eget affärssystem, galet eller genialt?

Med en femdubbling av omsättningen på tio år är Hellsten Gears AB idag Nordens största leverantör av renoverade och begagnade växellådor. Förklaringen ligger i det egenutvecklade IT-systemet HVX. När vanliga affärssystem på marknaden inte klarade att täcka företagets behov fattades beslutet att bygga ett eget system. Galet eller genialt, eller kanske båda delar? Erik Hellsten, ansvarig för IT-utveckling, berättar hur det egenbyggda systemet HVX har förenklat vardagen och påverkat affärerna.

Hur kom det sig att egenutveckling av ett system var enda vägen?
De flesta affärssystem på marknaden utgår från att företag arbetar med nyproducerade produkter. Det innebär förenklat att systemen inte tar hänsyn till eller har utrymme för information för begagnade och återvunna delar. Varje del som vi arbetar med har en egen historik bestående av viktiga data som t.ex. felinformation, mätarställning, individuellt satt pris och liknande. Standardsystem har ingen plats för denna typ av extra produktinformation. Vi arbetar med återvinning och behöver ett system som har koll på precis alla parametrar för varje produkt. Det gjorde att vi fattade beslutet att utveckla ett system som skulle fungera för våra specifika behov och i slutändan även fungera för våra kunders behov.

Generellt så är det nog bäst och enklast att hålla sig till de standardlösningar som finns på marknaden. Att bygga eget kostar både tid och resurser. Men finns det inte ett system som passar så finns det inte, då är det värt att skapa något eget.

/Erik Hellsten

Blev utvecklingsarbetet enklare eller svårare än vad du hade förväntat dig?
Företaget har faktiskt alltid legat i framkant när det gäller IT-lösningar, från den första databasen som hanterade lagersystemet till ett omfattande specialbyggt intranät. Redan 2007 hade vi t.ex. ett helt webbaserat lagersystem som var WAP-kompatibelt. Vi är alltså inga noviser vad gäller utveckling och var absolut beredda på ett större utvecklingsarbete men det är klart att det på förhand är svårt att veta den exakta omfattningen. Vi har egna utvecklare och det ger oss en fantastisk fördel. Det tillåter oss att arbeta mer här och nu med bl.a. HVX utan att behöva bekymra oss för dyra konsulttimmar.

Vad är HVX och hur påverkades affärerna och lönsamheten när HVX började användas?
Systemet möjliggjorde en digitalisering av hela produktkatalogen. All information finns numer på en plats, lättfunnen genom en snabb supersökfunktion och överskådligt upplagd. Med ett lättarbetat system som ”tänker själv” så går det snabbare från offert till färdig affär. Färre personer kan snabbare hantera fler steg och vi tillåts att arbeta på ett mer effektivt sätt. Det är ingen överdrift att säga att HVX varit och är förutsättningen för att företaget ska växa och nå nya marknader utan att slå i taket med ökade personalkostnader. Sedan 2010 har omsättningen vuxit från 6,5 miljoner till 42,8 miljoner och en stor del av vinsten investeras tillbaka in i vidareutveckling och förbättring av våra system eftersom vi ser att den här typen av utveckling ger utdelning.
 
Blir det enklare att vara kund hos Hellsten Gears på grund av HVX?
Absolut! Vår kundtjänst skapar genom det här otroligt smarta systemet interaktiva offerter. Att offerterna är just interaktiva gör upplevelsen väldigt tydlig för kunden. Kunden kan själv testa att bocka i och ur olika alternativ, t.ex. välja mellan en renoverad och en begagnad växellåda, bocka i och ur tillbehör och se hur priset förändras med och utan rabatter. Det är en variant av en webshop där kunden hela tiden kan vara trygg i vetskapen att vi levererat det bästa underlaget. När kunden är nöjd så sker beställning genom ett klick på en knapp. Beställningen går rakt in i HVX och tas därefter snabbt om hand av en kundtjänstmedarbetare. 

Ett interaktivt erbjudande tillåter kunden att själv välja mellan noggrant utvalda artiklar.

Kundfokus hela vägen alltså?
Ja, precis! Jag är övertygad om att kunder återvänder gång på gång för att vi gör hela processen med offert, beställning, leverans och retur så enkel för dem. Det är klart att det är bekvämare att göra affärer med ett företag som har koll på marknaden, på vad som passar, som levererar rätt och i tid. Lägger man sedan till vår tekniska support som ytterligare en bonus som inte bara underlättar vardagen utan ibland är helt avgörande så blir det än mer begripligt att vi stadigt växer. Kunder märker när de är i fokus.

Är HVX -systemet klart nu?
Att utveckla själv med egna utvecklare på plats skapar obegränsade möjligheter för förbättringar rörande både stort och smått. Vi kommer nog aldrig bli helt klara så länge vi ser möjligheter att förenkla för kunden.

Vilka är dina tre bästa tips till företag som överväger att bygga ett eget system?

  1. Bygg endast själv om det är nödvändigt
    Det här kan så klart låta lite motsägelsefullt efter att ha berättat om hur positivt vårt system har påverkat företaget och kundernas vardag. Generellt så är det nog bäst och enklast att hålla sig till de standardlösningar som finns på marknaden. Att bygga eget kostar både tid och resurser, ansvaret för underhåll ligger därefter internt och det går inte att bara ringa supporten om något fallerar eller om hjälp behövs. Men finns det inte ett system som passar så finns det inte, då är det värt att skapa något eget.
  2. Bygg pedagogiskt
    Skapa system som även en nybörjare intuitivt förstår. Gör menyer, innehåll och alla steg tydliga och logiska. På så sätt maximerar du värdet i infrastrukturen och möjliggör integration med andra system så småningom.
  3. Bygg lagom
    Det är lätt att dras med och vilja automatisera för mycket, ja vilja för mycket rent generellt. Ta tid att fundera på vad som är viktigt och vad som inte är viktigt. Prioritera. Lämna plats för manuella steg på de områden där mänskligt omdöme fortfarande är bättre än just automatiska steg.

Text: Ann-Sofie Skoglund
För mer information, kontakta Ann-Sofie Skoglund, marknadskoordinator (annsofie.skoglund@hellstengears.com).

Läs mer

ADRESS
Hellsten Gears AB
Varbergsvägen 416
439 73 Fjärås

KONTAKT
0300 - 742 20
sales@hellstengears.com

FÖLJ OSS
Nyhetsbrev
LinkedIn